Tien tips voor bibliotheekcongressen 3.0

Jan de Waal
09-04-2012
Tien tips voor bibliotheekcongressen 3.0 Op 30 maart 2012 vond het DB Update 2012-congres plaats over de informatieprofessional 3.0. Hoe beleven congresbezoekers zo’n congres? Jan Klerk: ‘Een door Essentials georganiseerd ouderwets lineair programma’.  Al waren veel bezoekers er tevreden over. Eveline Berden: ‘Gaat over informatieprofessional 3.0 maar bijeenkomst is erg 1.0’.
Bibliotheekblad vroeg mij een verslag te maken, maar het nieuws verspreidt zich steeds sneller en er zijn steeds meer tools om een congres in 3.0 te beleven, zoals met Storify. Daarom heb ik op de avond van het congres een Storify-verhaal gemaakt:  

Aan die snelheid zit een aantal nadelen: zie tip 5. Kampioen snelbloggen is Jan Klerk van Bibliotheek Haarlem, die voordat de spreker klaar is met zijn betoog al een prima verslag op zijn blog heeft staan. Een nadeel is dat Jan van de ‘woorden’ is en niet van de ‘beelden’, terwijl zo’n verslag meer diepte krijgt door foto’s van de sprekers of een aantal belangrijke sheets. Jan heeft zijn blog achteraf inmiddels verrijkt met mijn foto’s. Naderhand ontdekte ik nog twee andere blogverslagen van het congres. Het blijft jammer dat die ‘eenpitters’ niet georganiseerd worden. 

Twitter DB Update

Natuurlijk is een congres goed te volgen via de Twitter hashtags en met een beetje geluk tweeten de bezoekers de belangrijkste quotes, met een foto. Een congres is redelijk goed te volgen als er een live stream is, maar veel congressen doen dit niet, omdat ze bang zijn dan geen of te weinig betalende bezoekers te krijgen. Terwijl live aanwezig zijn toch een heel andere indruk geeft dan op afstand volgen. Als congressen interactiever worden (en de lunch perfect is), kiezen bezoekers voor het echte spektakel. 

De les voor mij uit dit congres was vooral om na te denken over hoe je komende bibliotheekcongressen zo kunt organiseren dat bezoekers en thuisgebruikers optimaal genieten van z’n bijeenkomst. Hieronder een aantal logische en minder voor de hand liggende tips. En geheel in 3.0-stijl een verzoek aan iedereen om dit aan te vullen.

Tien tips
Maak lang van tevoren de Twitter hashtags bekend en zorg voor een unieke en korte code. Vraag bij inschrijven om de Twitter-, Linkedin- of Facebook-adressen van de deelnemers, zodat je vooraf het laatste nieuws kunt sturen of de deelnemers vooraf actief kunt laten meedenken over de inhoud van het programma. Tijdens en na het congres kan ook allerlei informatie nog worden uitgewisseld. Een nadeel is dat veelgebruikte hashtags last hebben van spam.
Zorg voor een aparte congressite waar deelnemers al vooraf met elkaar kennis kunnen maken of afspraken kunnen regelen via hun Linkedin-, Facebook-, Google- of Twitteraccount. Naast praktische informatie moet z’n site proberen een wisselwerking tussen de bezoekers tot stand te brengen. Zo’n congressite kan gratis gebouwd worden met Blogger. Mooie voorbeelden zijn: www.vnsgcongres.nl of www.congres-dearchitect.nl. Ook voor de bibliotheek2daagse is zo’n site gemaakt. Maar voorkom dat het na het congres een ‘spooksite’ wordt met lege Twitterstreams of verouderde informatie.
Organiseer vooraf mensen die willen bloggen, fotograferen of filmen. Geef deze mensen bij betaalde congressen gratis toegang in ruil voor een verslag, foto’s of filmpje. Zorg dat er vooraf al kanalen zijn bij Flickr en YouTube, zodat filmpjes en foto’s dezelfde dag te bekijken zijn en de blogadressen bekend zijn. Stel een content curator aan die actief op zoek gaat naar alle ‘media’ op het internet en die het verzamelde materiaal verspreidt. Lees het artikel 'Bibliothecaris als content curator' op deze site.  
Overweeg een live stream van het gehele congres of van een onderdeel ervan. Lees ‘Live streaming via Ustream in 10 vragen’ op de site van Cubiss.
Maak na afloop, bijvoorbeeld met Storify, een verslag op basis van alle berichten, foto’s en filmpjes die op internet verschenen zijn. Het werkt eenvoudig, maar er is een groot nadeel: een verslag gemaakt uit alle Twitterberichten, foto’s en filmpjes kan na publicatie niet meer worden aangevuld met nieuw materiaal.
Wifi DB UpdateRegel een aantal praktische zaken, zoals gratis Wifi en overal duidelijk inlogcodes aangeven en niet alleen op het eerste scherm van de PowerPointpresentatie. Wie perfect wil uitpakken zet een Mobiipoint in. Hiermee kan men de meeste mobieltjes opladen. Maar gewoon voldoende ordinaire stroompunten voor alle iPads en laptops is noodzakelijk.
Twitterfountain DB updateZorg voor interactie met de zaal: via live mindmappen, laat vragen stellen via een Twitterfountain of gebruik http://visibletweets.com. Kijk eens op http://marktplaatsmediaevent2011.nl hoe zij verslag deden van hun congres. Heel eenvoudig is stemmen door de mensen in de zaal met twittertools, zoals de Nederlandse twittpoll.com Met de betaalde website  twtpoll.com kan men enquêtes houden en laten stemmen en het geheel integreren in een site . De makers van Wordpress hebben ook Polldaddy ontwikkeld. Met de gratis proefversie kan men al een poll, enquêtes en quizzen opzetten. Met de site polls.tw kan men eenvoudig multiple choice vragen stellen en via Twitter verspreiden. www.polleverywhere.com biedt een uitgebreid scala aan mogelijkheden, maar daar is de prijs ook naar.
Zorg voor directe feedback op een congres met tools als Shakespeak, of stemmen met pc, iPad of iPhone met eclicker. Een mooie tool is Whales on Waves.
Aan te raden is dat de powerpoints, keynotes of presentaties direct online staan na de presentatie. Open een eigen kanaal op Slideshare of zorg dat de link naar het eigen kanaal van de spreker vooraf bekend is. En zet ook de url’s van de filmpjes online.
Het belangrijkste: organiseer je publiek. Zorg dat ze de sociale media gebruiken en laat ze het belang ervan inzien: zodat een congres van alle bezoekers is. Van een goede tweet leren we allemaal. Ik was getriggerd door de tweet van @EvelineBerden: ‘Gaat over informatieprofessional 3.0 maar bijeenkomst is erg 1.0 #db2012’. Dankzij haar tweet is dit artikel geschreven.

Tekst en foto’s: Jan de Waal

Zie ook dit bericht.



11

Reacties op dit artikel (3)

Rob Coers
9-4-2012 21:04
Mooi artikel Jan, ik zal hier nog op teruggrijpen in de toekomst.
Als ik de punten afzet tegen hoe het op de <"a href="http://www.23dingen.nl/23ddd">23 Dingen Deel Dag
ging, dan hebben we het toen (7 juni 2011) toch niet slecht gedaan. Ik heb hier en daar nog wat aanvullingen vanuit mijn/onze ervaringen:
ad 1. Hashtag. Vaak wordt ervoor gekozen om ook een jaartal in de hashtag op te nemen. Beperk dat tot 12 of 13. Scheelt weer twee tekens. Soms denk ik dat je het zelfs weg kunt laten, aangezien je dan niet hoeft te switchen naar het numerieke toetsenbord (i.i.g. op iPhone),

ad 2. De site was zo in elkaar gezet met WordPress en er zijn diverse plugins beschikbaar om aanmelding en registratie vlot te laten verlopen.
Naambadges lieten we de mensen zelf afdrukken, dat scheelt enorm bij de ontvangst op de lokatie,

ad 3. Ehhh... dan heb je van ons nog wat tegoed ;-)

ad 4. De livestream werd in en door de OBA verzorgd met *meerdere* camera's en in HD kwaliteit. Het kostte wel wat, maar het was topkwaliteit en dat vertaalde zich naar vele positieve reacties van de thuisblijvers. Mijn ervaring is, dat niets saaier is dan livestreams met 1 camera zonder camera-mens, gericht op de spreker die niets vastlegt van wat er buiten het kader afspeelt,

ad 6. Neem als organisatie uit de garage een paar multi-contactdozen mee. Wel even vantevoren overleggen of de lokatiebeheerder dat okay vindt,

ad 7. De twitterwall werkte uitstekend tijdens de 23ddd. Op het laatste nippertje verzorgd door firma De Ree. Spreek met de sprekers iets af over wanneer je de wall in beeld zet. TIJDENS de presentaties kan het enorm storend en afleidend zijn, zowel voor spreker als publiek. Wij nodigden mensen (in de zaal EN "thuis") met vragen en opmerkingen te komen. Na de spreekbeurt ruimden we 10 minuten in om op de wall in te gaan. Werkte m.i. heel goed.

11. Bedank de aanwezigen na afloop via de sociale media EN e-mail voor hun aanwezigheid en (actieve) deelname en geef een overzicht van waar men alles wat je hierboven noemde kunt vinden. Een mailtje om het event af te sluiten, dus.

Terugkijkend kan ik zeggen dat je met heel weinig middelen en heel weinig - maar wel enthousiaste mensen - heel veel voor elkaar kunt krijgen! En iedereen prima vooraf, tijdens en na afloop kunt informeren en laten participeren.

Nogmaals dank, Jan!
Rob
Jan De Waal
9-4-2012 22:25
Wie rob's verhaal heeft gelezen is kan het congres nogeens beleven in dit 50 sec. filmpje: http://www.youtube.com/watch?v=C_iPMjRWFCk  of de foto's op: http://www.flickr.com/photos/robcoers/sets/72157626913587542/with/5810947915/
en alle info staat op: http://www.23dingen.nl/23ddd/ en natuurlijk het verslag van Bart in bibliotheekblad: http://www.bibliotheekblad.nl/rubrieken/artikel/1000000999

Jan de Waal
28-12-2012 10:29
 Handige tool om in de zaal de stemming te meten is:
http://www.mentimeter.com